IKAF er interkommunalt arkiv for kommuner i Finnmark og skal bistå våre medlemmer med ulike tjenester for å sikre dokumentasjon av saksbehandlingen i kommunene.
Vi skal blant annet gi råd om arkivdanning, arkivrutiner og arkivplaner gjennom opplæring og veiledning.
Vi skal ordne og katalogisere kommunenes eldre arkiver og personregistre.
IKAF er arkivdepot for medlemmenes papirbaserte og elektronisk arkiv og tar imot private arkiv.
Alle kommuner og fylkeskommunen i Finnmark har medlemsrett i IKAF.
KARTLEGGING
IKAF kartlegger arkivsituasjonen i medlemskommunene. Vi ser på arkivtjenesten og hvordan den er organisert, arkivrutinene i kommunen og kommunens arkivlokaler. Vi vil se på kommunens arkivforvaltning i forhold til de krav og pålegge Arkivloven med forskrifter gir.
Vårt besøk i kommunen vil danne grunnlag for en rapport der vi kommer med råd og forslag til tiltak.
RÅD OG VEILEDNING I ARKIVSPØRSMÅL
IKAF er tilgjengelig for arkivpersonalet og IT-konsulent i kommunene dersom dere har spørsmål som gjelder arkivarbeid, som f.eks. i forbindelse med omorganiseringer, sentralisering av arkivet, overgang til nye arkivsystem, innføring av nye arkivsystem, periodisering etc. Vi kan formidle hvilke løsninger andre har valgt og vi innhenter informasjon også fra andre Interkommunale arkiv dersom vi ikke kan svare på stående fot. Vi deltar også gjerne i prosjektgrupper som ressurspersoner dersom kommunen ønsker det.
KURS
Grunnkurs
Kurset har en varighet på 1 og 1/2 dag. Kurset har som formål å gi alle som jobber med eller har ansvar for arkiv basiskunnskap om arkiv og arkivdanning som kan brukes til å ta korrekte beslutninger i det daglige, praktiske arkivarbeidet.
Andre kurs
Vi kan også tilby arkivkurs for skole- og barnehage, arkivkurs for helsesektoren, arkivkurs om periodisering og kurs i personalarkiv samt overgangen til elektronisk arkiv. Vi prøver å utarbeide kurs etter hva vi ser det er behov for ute i kommunene og ta gjerne imot forespørsler fra den enkelte kommune på tema de ønsker kurs i. Alle kurs er gratis for våre medlemskommunene.
PERSONREGISTER
Vi oppbevarer også personregister for kommuner som ønsker det. Dette er også et gratis tilbud til våre medlemskommuner. Hvis kommunen ønsker sikker og forskriftsmessig oppbevaring av sine eldre sensitive personregister hos oss vil vi i forkant av avlevering komme til kommunen og holde en halvdagskurs for de behandlingsansvarlige i avleveringsrutiner. Det er bla. mapper fra sosialkontor, kommunehelsetjenesten, skoler og PPD der det er 10 år siden siste kontakt med klient vi kan ta inn for oppbevaring.
ARKIVPLANER
Vi kan delta på et oppstartsmøte med informasjon og veiledning i forhold til hvem som bør sitte i en slik gruppe, hvordan en kan få satt i gang arkivplanarbeidet og hvordan få gjennomført arkivplanarbeidet i kommunen. IKAF er en selvskreven deltaker i arkivplangruppa. IKAF kan tilby en elektronisk arkivplanmal til bruk ved utarbeidelse av kommunens arkivplan (Alle kommuner er i Arkivloven pålagt å utarbeide en arkivplan). Disse arkivplanene og demo-versjon av malen kan ses på www.arkivplan.no.
ORDNING AV ELDRE OG AVSLUTTA ARKIVER
IKAF tar imot, ordner og katalogiserer medlemskommunenes eldre og avsluttaarkiver, dvs arkivmateriale frem til ca.1970. Akivkatalog blir utarbeidet og arkivstykkene blir etikettert og merket på forskriftsmessig måte.
DEPOT FOR PAPIRARKIV
IKAF kan fra 2008 tilby tjenesten arkivdepot for papirarkiver. Dette betyr IKAF vil kunne tilby de meldlemskommunene som ønsker det og betjening av deres eldre og avslutta arkiver i IKAFs eget arkivdepot, både offentlig og private arkiv fra kommunen.
DEPOT FOR ELEKTRONISK ARKIV
IKAF har ansatt IT-konsulent for å gi råd til medlemskommunene om bruk av elektroniske systemer i både arkiv- og IKT sammenheng, og for å ta imot avlevering av elektronisk arkivmateriale fra medlemeskommunene.
PRIVATARKIV
Private arkiver etter lag, foreninger, bedrifter og institusjoner kan leveres til IKAF for oppbevaring. I dag finner vi privatarkivene i kommunens arkivlokaler, bibliotek, museum eller hos privatpersoner, ofte oppbevart under usikre forhold og med fare for å gå tapt. Ordningen med avlevering av privatarkiv er et tjenestetilbud som inngår i kommunenes kontingent til IKAF. Privatarkivene vil bli oppbevart sammen med kommunenes egne arkiv og sikret som historisk kilde, oppbevart og tilgjengeliggjort for publikum og forskere på forsvarlig måte.
Skriv ut