Riksarkivaren har pålagt landets kommuner å sende inn en bygningsfaglig tilstandsrapport for de arkivlokaler som inneholder kommunens eldre og avsluttede arkiv så snart som mulig og seinest 31.12.2011. Rapporten skal ikke omhandle lokaler som inneholder daglig arkiv. Lokalene som inneholder eldre og avsluttede arkiv, skal tilfredsstille kravene til spesialrom for arkiv slik disse er definert i arkivforskriften kapittel IV.