Arkivverket kan ikke gi pålegg om hva en kommune/fylkeskommune skal skape av dokumentasjon/arkivmateriale, men dersom noe er skapt, skal kommunene og fylkeskommunen forholde seg til gjeldende bevarings- og kassasjonsregelverk som Riksarkivaren forvalter. Grunnskoleopplæring og videregående opplæring er en kommunal (og fylkeskommunal) oppgave. Gjennom dette arbeidet, skapes kommunalt arkivmateriale. Kommunene er selv ansvarlig for oppbevaring av dette materialet.
Eksisterende regelverk er fra midten av 1980-tallet og har bestemmelser som ikke er hensiktsmessige eller brukbare, derfor ønsker Riksarkivaren nye regler. I de eksisterende reglene skal dokumentasjon etter elever født den 1., 11. og 21. hver måned bevares. Vårt forslag innebærer å ta vare på dokumentasjon etter samtlige elever uavhengig av hvilken dato vedkommende er født. Det her ikke er snakk om all dokumentasjon om hver elev som kan ha blitt skapt i løpet av elevens mangeårige opplæring, men definerte dokumenttyper.
Kommuner og andre offentlige organ kan bevare mer enn det man er pålagt gjennom de generelle bevaringspåbud eller bevaringsregler. Kommunene har da frem til nå bevart mer dokumentasjon etter samtlige elever uavhengig av når man er født fordi det er rettslig og administrativt behovet for materialet. Det er dette behovet vi har lagt vekt på når vi nå reviderer forskriften. I tillegg har elevdokumentasjon verdi som forskningsmateriale.