IKAF har funnet et dokument i Tana skolearkiv under opppakking av avlevert arkiv. Mappen merket arkiv. Vi tror den er fra 1975.
Våre medlemskommuner kan bare ta den i bruk med en gang, den er fortsatt aktuell!! Send den rundt på vising til alle (også ledere).
Merk den siste kommentaren på side to!
----------Tekst----------
Arkiv
- Når det gjelder gammelt arkiv, er det ikke stort annet å gjøre enn og lete. Da jeg selv tok over arkivet ved Ås skolestyrekontor, var jeg meget omhyggelig med å merke kasettene ved bortsetting i kjellerarkiv, og det har jeg vært glad for mange ganger.
- Det er vesentlig å ha en god arkivnøkkel.(Her bruker vi NHF arkivsystem for kommunale skolekontorer men det er i grunnen likegyldig hvilket det er bare det dekker behovet.) Denne arkivnøkkel må følges konsekvent. Det betyr egentlig at en person bør være ansvarlig for arkivering.
- Det har vist seg at det er det beste når det er skolestyre sak aldri å splitte opp denne. Grunnlagsmateriale, saksframlegg, vedtak, gjenpart av utskriften ligger på saken og alt som blir gjort for å følge opp vedkommende sak, evt. skoledirektørens godkjennelse/behandling. Der det dokumenter på saken som også bør ligge i annen mappe, bør det tas fotokopier.
- For mitt eget vedkommende, har jeg laget et lite system som gjør det lettere for meg å finne raskt frem.
Vedlaget ligger et sakskart som er kodet for arkiv det blir alltid gjort ny sak: Skriv ny meldinger.
Når jeg får sak: Skriv ny meldinger til arkiv, noterer jeg på arkene arkivkoden. Alle viktige skriv kommer som referatsaker, og det er dermed lett for meg å finne ut- om skrivet er referert
- når det er referert
- om det er gått i arkiv og
- hvor det ligger i arkivet
- Det er to ting som er Alfa og Omega for en arkivar:
å være nøyaktig og
å være konsekvent
(- og å passe på sjefen og andre individer så de ikke roter og tar seg til selv rette i arkivet!)
Arkiv instruks