Forespørselens form
-
Alle forespørsler om innsyn i personregistermateriale skal normalt komme fra kommunen/organet som har skapt og deponert arkivmaterialet hos IKA Finnmark IKS.
-
Privatpersoner tar ikke direkte kontakt med IKA Finnmark IKS, men kontakter den aktuelle kommunen/organet. Kommunen/organet videreformidler forespørselen til IKA Finnmark IKS.
-
Alle forespørsler skal sendes skriftlig i brevform (ikke e-post). Forespørselen skal inneholde formelle kjennetegn som logo, brevhode, registreringsnummer og saksbehandler.
-
Formålet med innsynet skal komme fram i innsynsforespørselen.
-
Fullmakt fra personen saken gjelder legges ved kommunens/organets innsynsforespørsel når dette er nødvendig.
-
Instanser som Utdanningsdirektoratet, Rettferd for taperne osv. kan sende innsynsforespørsel direkte til IKA Finnmark IKS. Da legger de ved fullmakt fra personen saken gjelder. Husk å oppgi hvilken kommune personen har bodd i.
-
Alle henvendelser skal inneholde tilstrekkelige opplysninger til at gjenfinning av personopplysningene sikres (navn, evt. tidligere navn, fødselsdato og kommune).
Svar fra IKA Finnmark IKS
-
IKA Finnmark IKS skal besvare henvendelser så snart som mulig, og innen 30 dager. Melding gis dersom søket vil ta lengre tid eller mappen ikke er i arkivdepotet.
-
Dersom personregistermappen er i IKA Finnmark IKS sitt depot, sender vi en kopi av mappen eller den originale mappen til kommunen/organet.
-
Kopiene skal makuleres etter de har blitt brukt til formålet oppgitt i innsynsforespørselen.
-
De originale mappene lånes som hovedregel ut i tre uker. Dersom kommunen/organet ønsker å beholde mappene lenger enn dette, for eksempel ved at utlånet blir permanent pga. fornyet klientforhold, skal det meldes fra om dette til IKA Finnmark IKS.
-
-
Forsendelse av sensitive personopplysninger skjer normalt som rekommandert post.
Behandling hos arkivskaper
-
Før innsynet gis skal saksbehandler ved kommunen/organet gå igjennom mappen, og vurdere om det bør legges begrensninger på innsynsretten etter bestemmelsene i forvaltningsloven og personopplysningsloven. En slik vurdering skal skje på faglig grunnlag.
-
Tilbakelånt materiale skal oppbevares slik at det sikres mot skade, og ikke blandes sammen med annet arkivmateriale hos arkivskaperen.
Forskere
-
Forskere kan bruke personregistermateriale etter å ha søkt vedkommende departement og fått adgang.
-
Kopi av departementets vedtak skal legges fram for arkivdepotet, som skal kjenne til hvilke betingelser som er stilt for innsynet.
-
Forskere skal undertegne taushetserklæring og bruke materialet på IKA Finnmark IKS sin lesesal.
Lovhenvisninger
