Nyhetsbrev 3. 2025

• Kontaktseminar for arkivtjenesten 7-8 oktober i Kirkenes.

Mer informasjon/påmelding: Ta kontakt med IKA Finnmark IKS, post@ikaf.no eller 92678490/ 78464660.

• Ny arkivlov – Prop. 52 L (2024-2025) til behandling – Innspill nytter 

Kultur- og likestillingsdepartementet fremmet proposisjon til ny lov om dokumentasjon og arkiv. 

Denne ble fremmet i statsråd 28.02.2025. Familie- og kulturkomiteen ble tildelt proposisjonen 4.mars og det ble gitt mulighet for å sende inn notat til muntlig høring25.mars, skriftlig innspill måtte inn til 31.mars.

Korte frister gjorde det vanskelig å få sammenfattet innspill for hele proposisjonen. IKA Finnmark konsentrerte seg derfor om ett område, virkeområde og utsetting av lovpålagte oppgaver til egne rettssubjekt.  

IKA Finnmark IKS ønsker en ny arkivlov som tydelig regulerer arkivplikt for lovpålagte oppgaver utført av private virksomheter for det offentlige. Vi ser at det i forslag til lov er tilføyd en utvidelse av virkeområde, men mener dette ikke er tydelig nok til å sikre den lovpålagte dokumentasjonen kommuner og fylkeskommuner plikter å ha. 

Vi sendte vårt innspill til Arkivforbundet slik at de kunne få dette med før muntlig høring i komiteen. Det viste seg at det var mange arkivinstitusjoner som har sendt liknende innspill på dette området. Familie- og kulturkomiteen har lyttet til innspillet og foreslått endring i § 7 i lovforslaget.

Komiteens nye forslag vil forhåpentligvis bli antatt og bidra til arkivering av rettighetsdokumentasjon i større grad blir ivaretatt. Se for øvrig Arkivforbundets nettside om saken: https://www.arkivforbundet.no/2025/05/14/arkivforbundet-har-blitt-lyttet-til-2/?fbclid=IwY2xjawKdMGpleHRuA2FlbQIxMQBicmlkETBZaVNSSUxPdlRyZjdOSWpYAR4KNuBhyOxQQcO1uNURXTxl4uQmUa2Hzu19eZwyNhYpoUG8FwRjC_HhBlxA8w_aem_tg6vdf5aqBclu5S25MZ1uA.

Arkivplan NN kommune 2024

Formål, framdrift og utvikling

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) sier

§ 1-1.Arkivplan

(1) Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. arkivforskriften § 4. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet. I arkivplanen skal organet dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, jf. arkivlova § 2 bokstav b.

(2) Arkivplanen skal, i tillegg til å oppfylle krav som ellers følger av denne forskriften, minst inneholde:

a) organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, inkludert hvor ansvaret for å forvalte arkivene er plassert, samt eventuelle avtaler om kjøp av arkivtjenester,

b) rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. arkivforskriften § 12,

c) rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene,

d) klassifikasjon som blant annet viser hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i, jf. arkivforskriften § 5,

e) oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret,

f) bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for gjennomføring av planene, jf. arkivforskriften § 16, og

g) avleveringsplan for statlige organ, jf. arkivforskriften § 19.

Lovdata https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkivplan-og-internkontroll

Om arkiv og arkivplan

Hvorfor ha arkiv?

De kommunale arkivene dannes/skapes av flere årsaker:

• Samfunnsdokumentasjon
• Som daglig hjelpemiddel for administrasjonen og politikerne.
• Det skal dekke informasjonsbehov og dokumentere forvaltningens handlinger.
• Innbyggernes rettigheter.
• Av hensyn til ettertiden/historien.

Se også Arkivverkets sider: https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkivering/ansvar-og-plikter

Hvorfor ha arkivplan?

Arkivforskriften § 1-1 setter krav til at offentlige organer skal ha en oppdatert arkivplan. Arkivplanen skal gi oversikt over forhold av arkivmessig betydning:

• Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet.
• Lover, regler og rutiner.
• Oversikt over arkivene.

Arkivplan er lovpålagt fordi den bidrar til å oppfylle arkivlovens hovedhensikt - å sikre arkivene (arkivloven § 1).

Arkivplanen har flere formål:

• Kvalitetssikring av kommunens arkiv og dokumentforvaltning.
• Sikre innbyggernes krav til offentlighet og innsyn i forvaltningens saksbehandling.
• Gir ettertiden uvurderlig oversikt over arkivmessige forhold i kommunen.

https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkivplan-og-internkontroll

Oppdatering av arkivplanen

NN kommune har valgt å lage en grunnleggende arkivplan. Det vil si at planen skal oppfylle kravene som stilles til en arkivplan i henhold til arkivforskriften.

Arkivplanen skal revideres når det skjer grunnleggende endringer som vedrører arkivet.

Oppdatering av arkivplanen skal blant annet skje når:

• Det skjer endringer i post- og arkivrutiner
• En kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
• Det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
• En kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
• Kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
• Når et styre eller utvalg blir lagt ned eller opprettet
• Det blir gjort vesentlige endringer i kommunen sitt delegeringsreglement
• Kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen
  

Organisering / ansvar

Arkivorganisering

Organ(er) i NN kommune

Kommunestyret/rådmannen har i vedtak dd.mm.åååå bestemt at kommunen er å regne som ett/flere organ etter arkivloven. (Hvis flere, oppgi navnene på hvert organ.) Dette får bl.a. følger for arkivansvaret og journalføringen.

Bestemmelsene i arkivloven og arkivforskriften er gjort gjeldende for offentlige organer, med unntak av bestemmelsene om arkivdepot som gjelder kommunen som helhet (uavhengig om den er ett organ eller ikke).

Arkivforskriften § 1, fastsetter at den enkelte kommune "skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som skal halde eigne arkiv." Det er derfor klart at kommunen kan gjøre vedtak om at administrative enheter skal fungere som egne organer etter arkivforskriften.

Konsekvenser for arkiv ved omorganiseringer

Når omorganiseringer planlegges skal arkivet involveres i god tid på forhånd. Det får konsekvenser for arkivorganiseringen, endringer i sak-/arkivsystemet, arkivplanens utforming og innhold, og i tillegg endring av arkivansvar og arbeidsforhold. 

Nyttig informasjon

• Riksarkivet har gitt ut en veileder som sier noe om konsekvenser for arkiv og hvordan håndtere arkiv ved omorganiseringer. https://www.arkivverket.no/sok/_/attachment/inline/276f4c20-7aac-4b3d-a112-a3939ab6d8f5:b0dd6ab20072c83c62506aba8211537d27c6c3a6/Omorganisering%20i%20offentlige%20organer_Veiledning%20for%20arkivet%20(2007).pdf
• ABM-Utvikling har gitt ut en veileder for arkiv om kommunesammenslåinger https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/kommunereform/veileder-for-arkiv-i-kommunereformen
• Multiproveniens (flere opphav/ arkiveiere)og arkivproblematikk som oppstår når arbeidsoppgaver og tjenester flytter grenser. Det kan være mellom kommuner eller ulike forvaltningsnivå. Ulike konsekvenser oppstår og må tas med i planleggingen.Kontakt Arkiv i Nordland for bistand

Politisk organisering

Kommunestyre

Formannskap

Utvalg X

Utvalg Y

Administrativ organisering

Sentraladministrasjonen

Hjelpetekst:

Organisasjonsstruktur (tekst) med hovedoppgaver for avdelingen og videre underdeling av enheter (kontorer/ seksjoner/ andre enheter osv.) Dette er ment som en oversikt som skal følge arkivet ved avlevering som organisasjonshistorie og link til kommunens hjemmeside skal IKKE legges her som erstatning, kun som tillegg om ønskelig.

Oppvekst

Organisasjonsstruktur (tekst) med hovedoppgaver for avdelingen og videre underdeling av enheter (kontorer/ seksjoner/ andre enheter osv.)

Helse- og sosialavdelingen

Organisasjonsstruktur (tekst) med hovedoppgaver for avdelingen og videre underdeling av enheter (kontorer/ seksjoner/ andre enheter osv.)

Teknisk avdeling

Organisasjonsstruktur (tekst) med hovedoppgaver for avdelingen og videre underdeling av enheter (kontorer/ seksjoner/ andre enheter osv.)

Administrative utvalg, arbeidsgrupper etc.

Interne utvalg, råd og arbeidsgrupper som er oppnevnt til å arbeide i etaten eller på tvers av etatene som evt. faglig forum o.l. og arbeidsgrupper i prosjekter/ saker.

Kan evt. underdeles i faste fora og midlertidige grupper

Interkommunale samarbeid – IKS

Kommunale foretak - KF

For de ulike foretak: Her bør det framgå hva som er innholdet i arkivene, hvor dagligarkiv er, om kommunen journalfører for foretaket, er det inngått avtale om hvem som skal ha ansvaret for arkivene og oppbevaring av disse osv.

Overordnede regler / bestemmelser

Arkivverkets brukerveiledninger for offentlig sektor

https://www.arkivverket.no/veiledere-for-offentlig-sektor

Lover og forskrifter

Lover og forskrifter som er relevant for arkivarbeidet

En rekke lover og forskrifter har innvirkning på arkivarbeidet. De mest sentrale er listet opp her:

• Arkivloven
• Forskrift om offentlege arkiv
• Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver
• Forvaltningsloven
• Offentleglova

Unntatt offentlighet – Bruk av paragrafer

Hjemmelsreferanser for å unnta dokumenter fra offentlighet

Denne oversikten over lovparagrafer er også bygget inn i kommunens sak/arkivsystem

Denne siden viser i tabellen nedenfor sentralt regelverk som ledere og saksbehandlere bruker for å unndra dokumenter fra offentlighet. Lovene finner du i sin helhet på Lovdata. Du finner også en snarvei til Sivilombudsmannen sin hjemmeside her i tilfelle du har behov for å sjekke uttalelser fra denne instansen.

Forkortelser:

• Bvl- Lov om barneverntjenester (barnevernloven) av 17. juli 1992 nr. 100.
• Fvl.- Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10. februar 1967 nr. 00.
• Hlsregl.- Lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger (helseregisterloven) av 20. juni 2014 nr. 43.
• Offl.- Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av 19. mai 2006 nr. 16.
• Sotjl- Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven) av 18.desember 2009 nr. 131.

Sentrale begreper

I tillegg benyttes også disse i (fylkes-)kommunal forvaltning:

De unntaksreglene som organet benytter skal beskrives i organets saksbehandlersystem. Anvendelsesområdet for unntakene (i venstre kolonne ovenfor) legges inn her i eget felt med samme navn. Noen av de minst brukte henvisningene ovenfor er ikke plassert i egen linje her. I et saksbehandlersystem må de legges inn som egne valg med skille mellom de ulike paragrafer med underpunkter, også etter offvl.§11 og sikkerhets-/ beskyttelsesinstruksen. Det gjelder for de unntaksreglene som organet benytter.

Sentrale begreper

https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/ord-og-begreper#!#block-body-0  

Rutiner

Daglige post- og arkivrutiner

Under "Daglige rutiner" legger en organisasjonens rutinebeskrivelse for hvordan posten blir håndtert i mottaksprosessen, behandlingsprosessen og i avsendingsprosessen.

STRUKTUR

Ved mer enn en journalførende enhet, bør det opprettes en mappe for hver journalførende enhet i organisasjonen. Hvis flere journalførende enheter har felles rutiner vil det være naturlig å legge disse under en felles mappe.

Periodiske arkivrutiner

Periodisering papirbasert arkiv

For papirbasert arkiv innebærer periodisering at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et bestemt tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgjør en enhet i bortsettingsarkivet. I papirbasert arkiv snakker man i prinsippet om skarpt periodeskille: alle saker som tilhører den gamle perioden overføres til bortsettingsmagasin. Man starter den nye perioden med tomme reoler og må i realiteten bygge opp arkivet på nytt. Det tillates imidlertid at enkelte løpende saker i sin helhet overføres til den nye perioden, slik at saken er arkivert samlet.

Rutiner ved manuell journalføring og for fysiske (manuelle) arkiver.

1. Behold løpende saker ved periodeskillet i dagligarkivet.
2. Registrer disse dokumentene som utgående i gammel journal.
3. Registrer dokumentene som innkommende i ny journal.
4. Legg henvisningskort over de løpende saker i arkiv som skal til bortsetting.
5. Foreta nødvendig arkivbegrensning og kassasjon i materialet som skal til bortsetting.
6. Sett kassabelt materiale i egne bokser merket med: Arkivskaper, kassasjon og årstall for kassasjon.
7. Bind inn møtebøker, protokoller, kopibøker og journaler som skal til bortsetting dersom dette ikke er gjort.
8. Merk hvert arkivstykke som skal til bortsetting med : Arkivskaper, arkiv, arkivkode og tidsperioden. Eks. "Formannskapet, møteprotokoll, 1999, sak 1-84" eller "Teknisk etat, Saksarkiv 142, 1995-1999".
9. Utarbeid arkivliste over alle arkivstykker med innhold som skal til bortsetting.
10. Sett bort avmerket og listeført materiale i sin helhet, også journaler og andre registre.
11. Rydd samtidig opp i spesialarkivene ved bortsetting av uaktuelt materiale. Sett f.eks. bort personalmapper for personale som har sluttet.
12. Gjenopptatte saker lånes ut fra bortsettings- eller fjernarkiv. Utlånte dokument settes tilbake etter bruk.

Periodisering sak- / arkivsystem

Rutiner ved elektronisk journalføring og elektronisk arkivering.

1. Sett overføringsperiode (1.-2. år)
2. Saker som blir aktive i løpet av overføringsperioden beholdes i aktivt journalbase.
3. Sett strek etter overføringsperioden og saner journalbasen ved å legge avskrevne saker over i en egen sluttet historisk base. Basen skal være lukket for registering av nye saker.
4. Ta kopi av historisk journalbase og overfør til depot for langtidslagring.
5. Saner basen for elektronisk arkiv ved å skille ut alle avsluttede saker i en egen historisk base. Basen skal være lukket for skriving og lagring av nye saksdokumenter.
6. Kopi av historisk base overføres til depot for langtidslagring, jfr. arkivforskrifta.

Periodisering av fagsystemer

Fagsystemene er ikke Noark-godkjent og må derfor periodiseres samme prinsipper som gjelder for papirbasert journalføringssystem. Klientmapper som har gått ut av aktiv bruk skrives ut på papir og arkivlegges i henhold til periodiseringsrutiner for objektordnet arkiv. Administrative vedtak for perioden skrives ut og samles i arkivbokser i henhold til periodiseringsrutiner for møtebøker. Utgående korrespondanse for perioden skrives ut og samles i arkivbokser i henhold til standard for kopibøker i papirbasert arkiv. Når det gjelder rutiner for rensing og pakking av papirbasert arkivmateriale henvises til arkivplan for perioden *___ - ___ [arkivreferanse til arkivplan for siste papirbaserte periode].Det må for hvert enkelt fagsystem tas stilling til om dette er tilstrekkelig for å sikre at all arkivverdig dokumentasjon kommer ut på papir. Ved fullført periodisering plasseres arkivmaterialet i bortsettingsarkiv. I henhold til reglene om avlevering av personregister overføres materialet til IKAN 10 år etter at det har gått ut av aktiv bruk. Ved overgang til nytt fagsystem skal det settes skarpt periodeskille. I slike tilfeller bør arkivtjenesten ta kontakt med KOAN.

Spesialrutiner / Personregistre (personal-, barne-, elev-, barnevern-, klient- og PPT-mapper)

Retningslinjer for arkivering av personalsaker

1. Definisjoner

Med personalsaker mener en all dokumentasjon som omhandler virksomhetens ansatte.

Med personalarkiv mener en dokument som inneholder saker som omhandler den enkelte ansatt.

Med personalmapper mener en mapper i personalarkivet på hver enkelt ansatt.

Med saksarkiv mener en dokument ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel.

2. Organisering av personaldokumentasjon

Forholdet saksarkiv - personalarkiv

Personaldokumentasjon finnes både i saksarkivet og i personalarkivet. Hovedregel her er at saker av generell art, eller som gjelder grupper av tilsatte blir lagt i saksarkivet. Saker som gjelder den enkelte ansatte legges i personalarkivet. Kun unntaksvis kan samme dokumentasjon legges i begge arkivene (dobbelarkivering). Dette vil gjelde for saker som danner presedens for lignende saker og for disiplinærsaker (se punkt 4 om disiplinærsaker og trygghet).

Forholdet personalarkiv - personalmappe

Personalarkivet vil inneholde dokumentasjon av ulik betyding for den enkelte og virksomheten. All dokumentasjon som omhandler den enkeltes arbeidsforhold skal legges i personalmappa. Dokument med mer tidsavgrenset informasjon (personalinformasjon) - eks. politiattest - kan det gjøres merknad på sak og evt. settes i egne permer i personalarkivet for senere makulering. 

Personalregister

Alle virksomheter plikter å ha et personalregister med ajourførte opplysninger om alle ansette, enten i form av personalkort eller som edb-register. Ved endringer i personalsituasjonen skal det tas utskrift av edb-registrene. Såframt personalregisterene ikke inneholder opplysninger som er nevnt i personregisterloven §2-12, er de ikke konsesjonspliktige.

 Det er bevaringspåbud for personalregister /personalkort. 

3. Ordning av personalsaker 

TILSETTINGSSAKER

Innhold

Tilsettingssaker skal arkiveres i saksarkivet eller i et eget stillingsarkiv. Dokumentene ordnes i klasser med kode «tilsettinger og engasjement» i arkivnøkkelen (kode 41 i K-kodene).

Tilsettingssaker innehold disse dokumentene:

• Stillingsannonse
• Søknader
• Tilsettingsbrev
• Utvidet søkerliste
• Referater/notater/mailer/korrespondanse m.m.
• Innstilling
• Tilsettingsbrev
• Klage på tilsetting

Særskilt om politiattest for ansatte i grunnskolen: Etter opplæringsloven med forskrift skal alle ansatte i grunnskolen legge fram attest fra politiet. Attesten skal vise om personen er siktet, tiltalt eller dømd for seksuelle overgrep mot barn. Politiattesten skal ikke legges ved søknaden, og skal kun kreves av den søkeren som får tilbud om stillingen. Politiattesten skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende, og skal makuleres straks etter å ha vært benyttet i tilsettingssaken eller til det formålet attesten er innhentet.

Journalføring

Hver tilsettingssak er definert som egen arkivsak i journalen. I tilfeller der en person søker på to (eller flere) stillinger, registreres søknaden som eget dokument i begge tilsettings-sakene. I saker der det er mange utlysinger av samme type, kan de enkelte tilsettingssakene påføres et fortløpende nummerert stillingskode (SK).

eks. Kommunelege II - utlysning SK 1/97

Hovedutlysning lærere SK 2/97

Søknader på en stilling kan holdes tilbake fra offentlig innsyn til søknadsfristen er gått ut.(jfr Offentleglova § 6 pkt 4).

Overføring til personalmappe

Når det er kommet positivt svar på stillingstilbud blir søknaden med vedlegg, tilsettingsvedtak, stillingstilbud og svar samt eventuelt tilsettingsbrev overført til personalmappe.

Søknader til personer som ikke blir ansatt

Kommuner : Søknader til ledende stillinger tas vare på

Andre søknader skal returneres eller makuleres etter 5 år.

Fylkeskommunen : Søknader til ledende stillinger skal tas vare på.

Andre søknader skal returneres eller makuleres.

Søkerlister og stillingsvurderinger tas vare på. 

PERSONALMAPPER

Innhold

 Personalmappen dokumenterer den ansattes arbeidsforhold og skal inneholde følgende dokument:

• Tilsettingsbrev
• Arbeidsavtale
• Søknad med vedlegg
• Taushetserklæring
• Dokumenter vedr. pensjonsforhold
• Stønad etterutdanning/videreutdanning
• Dokumentasjon kompetanseutvikling
• Permisjoner med betydning for lønn/pensjon
• Senioravtaler
• Særskilte avtaler om arbeidstid
• Oppfølging av sykefravær
• Yrkesskade
• Disiplinærsaker, AKAN-saker
• Politianmeldelse av lovbrudd
• Avskjed/oppsigelse fra arbeidstaker eller arbeidsgiver

Avgjørelser som gjelder tilsetting, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflytting regnes som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ileggje offentlig tjenestemann ordensstraff eller pensjon (Forvaltningslova § 2 -2). Permisjonssøknader regnes ikke som enkeltvedtak.

Journalføring

Når det oppstår ei sak knyttet til en ansatt, opprettes det ny sak med rett arkivkode. Arkivering skal som hovedregel skje i personalmappa.

Bevaring/kassasjon

Alle personalmapper skal tas vare på for ettertida.

Utlån

Personalmapper skal ikke lånes ut i sin helhet. Kun dokument som det er tjenestlig behov for kan lånes ut. Eventuelt kan kopi av dokumentene leveres ut (Jfr. forvaltningslova §13).

Bortsetting

Mapper på sluttet personale skilles fra og settes bort til fjernarkivet når det tas ordinær periodisering. Bortsetting skal utføres etter retningslinjer for arkivbegrensing og kassasjon. Ved bortsetting skal trygghet og personvern ivaretas etter gjeldende bestemmelser. Kun beordret personell skal ha tilgang.

Overføring av opplysninger

Personalarkivet er knyttet til den enkelte virksomhet og personalmapper skal ikke overføres til annen virksomhet. Ved tilsetting i ny virksomhet skal ny mappe opprettes. Nødvendig utveksling av informasjon skal skje i form av kopier. Dette gjelder også ved avvikling av virksomheter.

DOKUMENT AV TIDSAVGRENSET INTERESSE

Personalinformasjon om den enkelte med tidsavgrenset interesse og som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal tas vare på utenfor personalmappa. Slik informasjon skal settes i permer, eller i egne omslag på tilvist emne i saksarkivet.

• Permisjoner uten ansennitetstap
• Ferier
• Tjenestereiser, reiseforskudd
• Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor
• Egenmeldinger og sykemeldinger
• Skattekort
• Lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver
• Underbilag til lønn: Timelister, akkordsedler, stemplingskort, overtidslister, fraværslister
• Lønnstrekk til fagforening
• Bilgodtgjørelse, telefongodtgjørelse
• Medlemslister til pensjonskassen

Slik dokumentasjon skal ikke registreres i journalen, men stemples ved mottak.

Materialet kan kasseres etter 5 - 10 år i følge regnskapsforeskriftene og kommunal-forvaltningens kassasjonsregler.

4. Oppbevaring av personalarkiv

Trygghet

Personalopplysninger skal tas varer på på ein forsvarlig måte, jfr. forvaltningslova § 13 c. Personalmappene skal oppbevares i særskilt låsbart arkivskap skilt fra saksarkivet. Dette gjelder også eldre personalmapper som er satt bort. Postbehandling og behandling av personalarkiv bør utføres av personale som arbeider kun med personalsaker, eller av arkivpersonale som arbeider på etaten personalarkivet er lagt under. (Forvaltningslova § 13 b-3). Dokumentene skal også oppbevares nedlåst når de er hos saksbehandler.

Disiplinærsaker krever spesiell varsomhet. Normalt blir disse kun arkivert i personalmappen (i lukket konvolutt eller eget omslag). Dersom det ut i fra saksbehandlingen kreves at saken også må ligge i saksarkivet, skal den anonymiseres. Dersom det er fare for at man ødelegger bevis i ei disiplinærsak, skal slike opplysninger oppbevares i særskilt fortrulig arkiv så lenge de er aktuelle. Etterpå skal de overføres til personalarkivet.

Innsyn

Ansette kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (innsynsretten gjelder ikke interne dokument), men de kan ikke kreve personalmappen utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansette og har fullmakt fra denne. (Jfr. personregisterlova §7 og forvaltningslova § 18).

Alle har rett til å vite kva slags type opplysninger som er tatt inn i personregisteret i følge personregisterlova §7- 3.

Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokument knyttet til ei konkret sak som er til behandling, men de kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper.

Henvisning til hjemmel når rett til offentlig innsyn ikke gjelder: I tilfelle det kreves offentlig innsyn henviser man til rett paragraf i offentlegloven med tilhørende avgjørelse.

 Eks. på paragrafer

 § 5-1 interne dokument

 § 5 a opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov

 § 6-2a forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønnsforhandlinger/krav)

 § 6-4 dokument som gjelder tilsetting eller forfremmelser

Brevjournal/postliste

Der det føres egen brevjournal/postliste for personalkontoret, skal den bindes inn senest ved periodeskile. (valgår kommunestyre).

Retningslinjer for barnemapper og elevmapper

Følgende bevares i barnemappe:

• Fullmakter fra foreldre/foresatte
• Dokumentasjon og korrespondanse ang. det enkelte barns utvikling, helse m.m. (skademeldinger, PPT-rapporter m.m.)

Følgende bevares i elevmappe:

Om alle elever bevares følgende dokumentasjon:

• Hvilke elever som har gått på hvilken skole, inkludert fravær
• Underveisvurdering, inkl. halvårsvurdering med karakter
• Sluttvurdering, inkl. standpunktkarakter og eksamenskarakter
• Ved fritak for vurdering med karakter skal det bevares annen dokumentasjon av opplæringen

Om enkeltelever bevares følgende dokumentasjon:

• Saker om rettigheter og plikter knyttet til innhold og organisering av opplæringen, jfr. opplæringslova kap. 2 og opplæringsforskriften kap. 1.
• Saker om spesialpedagogisk støtte og spesialundervisning, inkl. utredning, enkeltvedtak og individuell opplæringsplan med vurdering
• Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø
• Skademelding

Kommentar: Læringsplattformer er ikke arkivsystemer.  Dokumentasjon om elevene må legges i et godkjent arkivsystem

Bortsetting og avlevering av arkiv

Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) merkes tydelig med navnet på arkivskaper (dvs. navnet på organet og eventuelt avdeling eller journalbokstav), innholdet i arkivstykket (til vanlig kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter.

NN kommune har laget disse vedtektene for merking av arkivmateriale:

• egne etiketter
• standard for etikettpapir: bla bla bla
• standard for lim til etiketter: bla bla bla
• standard for plassering av etiketter: bla bla bla
• standard for fonter: bla bla bla
• standard for avskortinger: bla bla bla

Arkivbegrensing (som ikke er gjennomført tidligere) og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Dersom bortsettingsarkivet inneholder materiale som senere skal kasseres, skal dette materialet plasseres for seg og ikke blandes sammen med det som skal bevares.

NN kommune skal følge disse vedtektene for arkivbegrensing og kassasjon:

• emneordnet sakarkiv: bla bla bla
• personalarkiv: bla bla bla

Det skal lages ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevarest. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres særskilt.

NN kommune skal følge disse standardene for arkivlister:

• Standard kassasjonsliste
• Standard avleveringsliste

Krav om innbinding av møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler er fjernet.

Forberedelser før avlevering til depot

Her legges egne rutiner/prosedyrer for avlevering, eller en henvisning til Arkiv i Nordlands veiledninger.

Førstehjelp ved skade på arkiv

Brann

Den elektroniske basen er sikret ved automatisk backup på ulike servere, samt kopi av uttrekk for eldre materiale. For papirbasert materiale henvises til kommunens branninstruks, samt Riksarkivarens forskrift:

§ 2-3.Vern mot at det oppstår brann i arkivlokalet

1. Brannfarlig virksomhet er forbudt i arkivlokaler. Det skal ikke være annet elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for virksomheten i arkivlokalene. Det elektriske anlegget skal være i samsvar med forskrifter for slike anlegg i branntrygge lokaler. El-sentral med strømmålere, sikringer o.l. skal ikke være plassert i arkivlokalene.
2. Dersom det er kopimaskin, skanner, pc eller liknende i arkivlokalet må det tas nødvendige forholdsregler for å unngå fare for brann.
3. Spesialrom for arkiv skal varmes opp med varmekilder som ikke kan medføre fare for brann eller skade arkivmaterialet.

§ 2-4.Vern mot spredning av brann i arkivlokalet

1. Dersom en branncelle deles opp i flere arkivlokaler, skal skilleveggene mellom dem minst ha brannmotstandsevne EI 30, og utføres i materialer som er begrenset brennbare. I arkivlokaler skal det brukes maling, gulvbelegg o.a. som minst mulig fremmer brannspredning.
2. Arkivlokaler skal ha håndslukkingsapparat eller annet egnet brannslukkingsanlegg.
3. Brannvarslingsanlegg for arkivlokaler skal tilfredsstille de krav som gjelder for bygningen for øvrig. Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm.

§ 2-5.Vern mot brannspredning fra andre rom

1. Arkivlokaler skal klassifiseres etter de byggetekniske forskriftene til plan- og bygningsloven (TEK 17).
2. Arkivlokaler skal være separate enheter eller brannceller.
3. Krav til brannmotstandsevne for ulike typer arkivlokaler:
4. Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. Det skal ikke ha vinduer dersom dette medfører sikkerhetsrisiko for arkivmaterialet.

Flom- og vannskader

§ 2-2.Vern mot vann og fukt

1. Arkivlokaler skal være sikret mot inntrengning av vann og fukt. Man må ikke ta i bruk arkivlokaler som man vet kan være truet av flom eller oversvømmelse.
2. Ved nødvendig bruk av vann i arkivlokaler skal man ta hensyn til risiko for skade på arkivmaterialet.
3. Arkivmateriale skal ikke stå direkte på gulvet.
4. I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør. Dersom spesialrom for arkiv i eksisterende bygninger likevel har vannrør og det er urimelig kostbart å endre røropplegget, kan en alternativt bruke tekniske løsninger som effektivt hindrer at arkivmaterialet blir skadet av vann fra rørene, f.eks.:
5. Vannrør som brukes til kjøling av digitale arkiv er tillatt.

Ved mindre fuktskader

Ved mindre fuktskader holder det å lufttørke arkivmaterialet. Protokoller bør åpnes og settes på høykant, eller legges med trekkpapir mellom sidene. Dokument bør tas ut av arkivboksane og legges utover i mindre bunker. Fjern plast og binders, dersom dette ikke alt er gjort. Man kan gjerne bruke kondensfjerner og kaldluftvifter, men man bør unngå varme. Dette øker nedbrytningshastigheten i papiret og kan gi grobunn for sopp.

Ved store vannskader

Ved større vannskader skal arkivmateriale legges i tette plastposer/sekker og fryses ned så fort som mulig for å stanse blekkutflyting, soppvekst, og annen nedbrytning av papiret. Send arkivmaterialet i nedfroset tilstand til et spesialfirma som kan frysetørke arkivsakene.

Soppskader, skadedyr, klima og miljø

Det vises til rutiner utarbeidet av Arkiv i Nordland. https://arkivinordland.no/historien-din-har-en-framtid-hos-oss/skap-og-lever-arkiv/arkivveiledninger/

Riksarkivarens forskrift:

§ 2-6.Vern mot skadelig påvirkning fra klima, miljø, skadedyr m.m.

1. For å gi optimalt vern av arkivmaterialet som oppbevares der, skal arkivlokaler være spesielt tilpasset lagringsmediet med hensyn til temperatur, relativ luftfuktighet, elektriske installasjoner, forurensing og andre miljøfaktorer.
2. I bygningsdeler og innredning skal det ikke brukes materialer som kan skade arkivmaterialet ved avgassing, stråling eller på annen måte.
3. Arkivlokaler skal utformes slik at de oppfyller kravene i anerkjente standarder for bevaring av ulike typer lagringsmedier; som papir, analog film og foto, magnetiske lydbånd, VHS, mv., samt ulike typer digitale lagringsmedier.
4. Arkivmateriale som kan påvirke hverandre negativt, må ikke oppbevares i samme arkivlokale uten at nødvendige sikringstiltak er iverksatt. Det må heller ikke oppbevares andre ting eller gjenstander som kan bidra til å redusere sikkerheten til arkivene.

Soppskadet arkivmateriale bør håndteres med forsiktighet. Soppsporer er ikke heldig å puste inn.

Ved ordning av soppskadet arkivmateriale bør man bruke bomullshansker og støvmaske. Rommet man befinner seg i bør ha god ventilasjon.

Hvis dokumentene fremdeles er fuktig tørkes disse.

Sikkerhetsrutiner

Her legges kommunens egne sikkerhetsrutiner vedr arkivarbeidet.

Systemsvikt

Dersom sak/arkivsystemet er ute av drift i en kort periode (1-2 virkedager) skal journalføringen utsettes til driften kommer i gang. Det blir ikke fordelt post unntatt i spesielle tilfeller. Hvis papirbasert saksmappe foreligger, kan denne lånes ut til saksbehandler på forespørsel. Det skal føres utlånskort og egen utlånsliste.

Dersom sak/arkivsystemet er ute av drift over en lengre periode (mer enn 2 virkedager), skal det foretas provisorisk journalføring i egen papirbasert journal. Den papirbaserte arkivdanningen etterskannes så snart systemet er tilbake i drift.

Dette innebærer at rutiner for manuell journalføring må beskrives selv om man går helt over til fullelektronisk arkiv. Faktisk blir slik rutinebeskrivelse enda viktigere innen rammen av fullelektronisk arkivdanning, ettersom man ikke lenger kan gå ut fra at de rutinene er internalisert. For å unngå unødvendig presisering av dette henvises til arkivplan for perioden *___ - ___ [arkivreferanse til arkivplan for siste papirbaserte periode].

Excel Postjournal offentlig forvaltning

Kvalitetssikring

I Riksarkivarens forskrift er kvalitetssikring nevnt i følgende paragrafer:

§1 - 1 pkt. b Arkivplan

§3 - 2 pkt. d Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

§3 - 6 pkt. 2 Destruering av papirarkiv etter skanning

§8 - 4          Scanning og konvertering, pkt. 1, 2 og 3

Brukerveiledninger Arkiv i Nordland

Her finner du brukerveiledninger til bl.a. pakking for avlevering til depot, i tillegg til andre veiledninger: https://arkivinordland.no/historien-din-har-en-framtid-hos-oss/skap-og-lever-arkiv/arkivveiledninger/ 

Arkivoversikt

Aktive arkiv

Arkivserie A

Arkivserie: 

Daglig ansvar: 

Arkiv: 

Journalførende enhet: 

Innhold: 

Tilgang for: 

Ordning: 

Periode: 

Oppbevaringsmedium:

• Papir
• Elektronisk

Fysisk plassering: 

Overføring: 

Kassasjon:

• Nei
• Ja

Antall år til kassasjon: 

Type:

• Original
• Kopi

Kassasjonshjemmel: 

Merknader: 

Produsert i elektronisk system: 

Godkjent av: 

Dato:

År: Måned: Dag: 

Infosikkerhet 

Meldeplikt:

• Ja
• Nei

Dato for sist meldt:

År: Måned: Dag: 

Klassifikasjon:

• Sensitiv
• Ikke-sensitiv

Lovhjemmel: 

Tilgjengelighet: 

Integritet: 

Konfidensialitet: 

Ivaretakelse av tilgjengelighet: 

Ivaretakelse av integritet: 

Ivaretakelse av konfidensialitet:

Arkivserie B etc

Sett opp likende matrise som for Arkivserie A

Elektroniske system

Arkivverkets veileder: https://www.arkivverket.no/veiledere-for-offentlig-sektor/veileder-for-systemoversikt-med-beskrivelser#!#step-innledning 

Dersom det er problemer med dokumentasjon av eldre systemer, legger man inn det man vet, eks.: (Tekst kan kopieres inn i andre mapper)

Det må utarbeides rutiner for planmessig avlevering til depot. 

Arkivskaper

Serie

Daglig ansvar

F.o.m.

T.o.m.

Avsluttet arkiv

Papir-basert arkiv

Antall hyllemeter

Fysisk plassering

Elektronisk arkiv

Del-elektr. Arkiv

Sakarkiv

Fagsystem

Kassasjon (Ja/Nei)

Overføres arkiv etter antall år (fag-system)

Overføres fjernarkiv

Overføres depot etter antall år

Dato overført depot

Kommentar

Sak- og arkivsystem

Legg inn informasjon her

Fagsystem

Legg inn informasjon her

Avsluttede elektoniske system / arkiv

Legg inn informasjon her

Bortsatte arkiv

Legg inn informasjon her

Eldre arkiv – depot

Legg inn lenke til kommunens arkiver på Arkivportalen.no. Kommunens depot-institusjon oppdaterer denne nettsiden etter hvert som arkiver sendes til depot.

Privatarkiv

Denne mappen benyttes hvis kommunen oppbevarer arkiv etter privatpersoner, private bedrifter, idrettslag, ideelle organisasjoner og lignende.

Dersom noe oppbevares i depotinstitusjonen, og hvordan oppstilling o.a. er organisert, legges det inn her.

Man kan også søke opp på arkivportalen og lime inn lenker, eks:

Bevarings- og kassasjonsplan

Mal for bevarings- og kassasjonsplan kan lastes ned her: https://arkivinordland.no/historien-din-har-en-framtid-hos-oss/skap-og-lever-arkiv/arkivveiledninger/veiledning-for-bevaring-og-kassasjonsplan.78700.aspx

Legg kommunens oppdaterte b/k-plan til som vedlegg.

(Kilde: Arkiv Nordland)

(Kilde Oslo Byarkiv)

•  
• Er det andre arkivfaglige spørsmål? Ta kontakt med IKA Finnmark IKS tlf. 78464660 eller post@ikaf.no