Reglement for innsyn i personregistermateriale deponert hos IKA Finnmark IKS

Forespørselens form

• Alle forespørsler om innsyn i personregistermateriale skal normalt komme fra kommunen/organet som har deponert materialet hos IKA Finnmark IKS. 
• Privatpersoner tar ikke direkte kontakt med IKA Finnmark IKS, men kontakter den aktuelle kommunen/organet. Kommunen/organet videreformidler forespørselen til IKA Finnmark IKS. 
• Alle forespørsler skal sendes skriftlig i brevform (ikke e-post). Forespørselen skal inneholde formelle kjennetegn som logo, brevhode, registreringsnummer og saksbehandler.
• Formålet med innsynet skal komme fram i innsynsforespørselen. 
• Fullmakt fra personen saken gjelder legges ved kommunens/organets innsynsforespørsel når dette er nødvendig. 
• Instanser som Utdanningsdirektoratet, Rettferd for taperne osv. kan sende innsynsforespørsel direkte til IKA Finnmark IKS. Da legger de ved fullmakt fra personen saken gjelder.
• Alle henvendelser skal inneholde tilstrekkelige opplysninger til at gjenfinning av personopplysningene sikres (navn, evt. tidligere navn og fødselsdato).

Utlån og innsyn

• IKA Finnmark IKS skal besvare henvendelser så snart som mulig, og innen 30 dager. Melding gis dersom søket vil ta lengre tid eller mappen ikke er i arkivdepotet. 

• Dersom personregistermappen er i IKA Finnmark IKS depot, sender vi en kopi av mappen til kommunen/organet. 

• Forsendelse av sensitive personopplysninger skal alltid skje rekommandert eller ved personlig overlevering. 

Behandling hos arkivskaper

• Før innsynet gis skal saksbehandler ved kommunen/organet gå igjennom mappen, og vurdere om det bør legges begrensninger på innsynsretten etter bestemmelsene i forvaltningsloven og personopplysningsloven. En slik vurdering skal skje på faglig grunnlag. 

Forskere

• Forskere kan bruke personregistermateriale etter å ha søkt vedkommende departement og fått adgang.
• Kopi av departementets vedtak skal legges fram for arkivdepotet, som skal kjenne til hvilke betingelser som er stilt for innsynet.
• Forskere skal undertegne taushetserklæring og bruke materialet på IKA Finnmark IKS lesesal.